La procedure gestionali e tecniche

L’approccio per processi prevede l’individuazione dei processi principali dell’azienda.

Ogni attività che ha un input, informativo o materiale, che viene trasformato, arricchito, manipolato e si trasforma in un output è un processo.

I processi complessi, oggetto delle procedure, sono composti da molti processi di base.

I processi complessi sono distinti in

Processi generali

Processi di supporto

Processi di business

I processi generali riguardano la direzione strategica dell’azienda

I processi di supporto riguardano i clienti, le persone, le dotazioni (immobili, infrastrutture, macchinari, impianti e attrezzature), i documenti, le risorse, i fornitori.

I processi di business riguardano le attività i cui risultati finali (output) sono beni o servizi forniti ai clienti (1). Riguardano in particolare la vendita al minuto dei carburanti, la ealizzazione di impianti stradali di erogazione carburanti per autotrazione ….

Le procedure gestionali (PG) sono documenti che descrivono le modalità di svolgimento dei processi generali e di supporto.

1-DIREZIONE                                     

2-CLIENTI                                           

3-PERSONE                                        

4-DOTAZIONI                                    

5-DOCUMENTI                                  

6-RISORSE                                         

7-FORNITORI                                     

8-PRODUZIONE                                 

Le procedure gestionali hanno un proprio indice di revisione espresso da una R e dal numero progressivo della revisione: Per es: PG-1.1 R2. La revisione 0 si omette.

Solo se necessario o richiesto riportano tra parentesi in maniera sintetica la data, con le ultime due cifre dell’anno e, separato da un trattino, il numero del mese e un gruppo di lettere indicative del processo. Per es: PG-1.1 R2 (20-1 RIE) per indicare la procedura del riesame.

Le procedure tecniche (PT) sono documenti che descrivono le modalità di svolgimento dei processi di business. Oggi GFC sviluppa l’attività aziendale in cinque ambiti affini ma differenti:

  • PT A1 – Trasporto e vendita Biometano
  • PT B1 –Vendita di gas naturale ed energia elettrica a clienti finali sul mercato libero
  • PT C1 – Erogazione di carburanti per autotrazione
  • PT D1 – Realizzazione di impianti stradali di erogazione carburanti per autotrazione
  • PT E1 – Servizi di fornitura di gas naturale mediante carro bombolaio

Hanno un proprio indice di revisione espresso da una R e dal numero progressivo della revisione. La revisione 0 si omette. Per es: PT-E.1 R3 procedura per la costruzione di impianto di erogazione carburanti

Solo se necessario o richiesto riportano tra parentesi in maniera sintetica la data, con le ultime due cifre dell’anno e, separato da un trattino, il numero del mese e un gruppo di lettere indicative del processo. Per es: PT D1 R3 (19-12 METH), procedura per la costruzione di un impianto di erogazione di metano per autotrazione.

Lo schema generale delle procedure

Le procedure generali e tecniche e le istruzioni operative seguono il seguente schema indicativo:

Informazioni in background su tutte le pagine

  • Intestazione – logo dell’azienda, titolo e identificazione del documento,  indice di revisione e data di emissione, numero di pagina e totale pagine.
  • Piè di pagina – sede legale e sede della direzione dell’Organizzazione

Informazioni in prima pagina

  • Corpo – titolo del documento, indice o sommario e tabella delle revisioni con l’indicazione dei responsabili della redazione, del controllo e dell’approvazione dei documenti

Le informazioni nelle pagine successive

  • 0 – Premessa: descrizione in breve del motivo della introduzione della procedura/istruzione
  • 1 – Scopo e Campo di applicazione: descrizione degli obiettivi specifici e dei rischi che si intende evitare o mitigare; descrizione del contesto dell’attività aziendale ed in quale momento o situazione la procedura o l’istruzione è applicabile
  • 2 – Riferimenti normativi: elenco delle norme di riferimento
  • 3 – Termini e definizioni: elenco delle sigle, acronimi, abbreviazioni che si usano nel documento con il relativo significato
  • 4 – Dotazioni: elenco delle apparecchiature, software, altro specificamente necessario per la realizzazione dell’attività descritta
  • 5 – Modalità di esecuzione: descrizione ed illustrazione sotto forma di testo e di immagini delle specifiche attività di cui si compone la procedura. Può essere anche allegato il diagramma di flusso che costituisce la rappresentazione grafica della sequenza delle singole attività all’interno del processo definito con i relativi passaggi, le interdipendenze e le relazioni
  • 6 – Responsabilità: definizione della “matrice delle responsabilità” nella quale riportare il responsabile generale dell’applicazione della procedura o dell’istruzione e di seguito il chi fa/cosa secondo la sequenza temporale o logica delle attività che sono comprese nella procedura, ossia le responsabilità specifiche ed operative delle azioni descritte nel documento

Nell’ultima pagina del documento deve essere indicato il FINE DOCUMENTO